Privacyverklaring & Mediabeleid

Geldend voor Dolfijn Volleybalclub (vereniging) en Dolfijn Beachvolleybal (onderneming)

Wij hechten veel waarde aan jouw privacy. In dit document leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden, hoe wij jouw gegevens beschermen en hoe wij omgaan met beeldmateriaal. Omdat onze vereniging en onderneming samen gebruikmaken van dezelfde website en webshop, hebben wij één gecombineerde verklaring opgesteld.

Dolfijn Volleybalclub en Dolfijn Beachvolleybal zijn ieder zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Afhankelijk van het doel van de verwerking, is óf de vereniging óf de onderneming verantwoordelijk voor jouw gegevens. Dit lichten wij hieronder per organisatie toe.

Contactgegevens

Dolfijn Volleybalclub

Dolfijn Beachvolleybal

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor de vereniging (Dolfijn Volleybalclub)

Bij inschrijving als lid, vrijwilliger of deelnemer:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Geboortedatum
  • Naam ouder/verzorger (bij minderjarigen)
  • Betaalgegevens (contributie)

Bij vrijwilligers:

  • Voor- en achternaam
  • Contactgegevens
  • Eventueel kopie VOG (indien verplicht)

Automatisch via website:

  • IP-adres, browser- en apparaatgegevens
  • Bezoekersstatistieken (GA4, Clarity, Tag Manager, Search Console)

Voor de onderneming (Dolfijn Beachvolleybal)

Bij bestellingen of inschrijvingen via de webshop:

  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Optioneel: bedrijfsnaam, geboortedatum, ouder/verzorger
  • Betaalgegevens

Via contactformulieren:

  • Naam
  • E-mailadres
  • Eventuele extra informatie die je zelf verstrekt

Automatisch via website:

  • IP-adres, browser- en apparaatgegevens
  • Bezoekersstatistieken (GA4, Clarity, Tag Manager, Search Console)

Met welk doel verwerken wij persoonsgegevens?

Vereniging

  • Inschrijvingen en lidmaatschappen verwerken
  • Contributie innen
  • Trainingen, wedstrijden en evenementen plannen
  • Contact met leden, ouders en vrijwilligers onderhouden
  • Teamindelingen en roosters maken
  • Sociale veiligheid waarborgen (o.a. VOG, vrijwilligersbeleid)
  • Communicatie over clubactiviteiten (nieuwsbrieven, WhatsApp)
  • Promotie via sfeerbeelden (zie mediabeleid)
  • Informeren over aanvullend sportaanbod van Dolfijn Beachvolleybal (opt-out mogelijk)

Onderneming

  • Inschrijvingen verwerken
  • Betalingen afhandelen
  • Trainingen, wedstrijden en evenementen plannen
  • Contact met leden, ouders en vrijwilligers onderhouden
  • Klantenservice bieden bij vragen of klachten
  • Inschrijvingen voor trainingen verwerken
  • Trainingroosters maken
  • Verbeteren van website en webshop via analyses
  • Promotie via sfeerbeelden (zie mediabeleid)
  • Informeren over aanvullend sportaanbod van Dolfijn Volleybalclub (opt-out mogelijk)
  • Voldoen aan fiscale en administratieve verplichtingen

Grondslagen van verwerking

Wij verwerken gegevens op basis van:

  • Toestemming (bijvoorbeeld voor beeldmateriaal)
  • Uitvoering van een overeenkomst (lidmaatschap, bestelling, training)
  • Wettelijke verplichting (fiscale bewaarplicht)
  • Gerechtvaardigd belang (communicatie, promotie, cluborganisatie)

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

  • Ledenadministratie: tot 2 jaar na uitschrijving
  • Administratieve gegevens: 7 jaar (fiscale verplichting)
  • Vrijwilligers/VOG’s: max. 2 jaar na beëindiging rol
  • Bestelgegevens webshop: 7 jaar (fiscale verplichting)
  • Foto’s en video’s: zolang toestemming niet is ingetrokken

Delen met derden

Wij delen gegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Denk aan:

  • Betalingsproviders (Mollie)
  • Verzendbedrijven (bij webshopbestellingen)
  • Trainers en teamcoördinatoren
  • Hosting en websitebeheer
  • Boekhouder
  • Softwarediensten (Mailchimp, GA4, Clarity, etc.)

Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten.

Gebruik voor aanvullende sportcommunicatie

Dolfijn Volleybalclub werkt samen met Dolfijn Beachvolleybal, die in de zomer beachvolleybaltrainingen verzorgt. Wij vinden het belangrijk dat leden ook buiten het zaalvolleybalseizoen sportief actief kunnen blijven. Daarom kunnen wij leden incidenteel informeren over aanvullend trainingsaanbod dat nauw aansluit bij hun lidmaatschap of sportinteresse.

Wenst u geen informatie hierover te ontvangen? Dan kunt u zich op elk moment afmelden via info@dolfijn-volleybalclub.nl of via een afmeldverzoek in de WhatsApp-groep.

Mediabeleid

Beeldmateriaal en privacy

Tijdens trainingen, wedstrijden en evenementen kunnen sfeerbeelden (foto’s en video’s) worden gemaakt voor gebruik op de website, social media of andere communicatiemiddelen van Dolfijn Volleybalclub en/of Dolfijn Beachvolleybal. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om de clubactiviteiten te promoten en leden te informeren. Bij inschrijving informeren wij deelnemers hierover via onze algemene voorwaarden.


Tijdens trainingen, wedstrijden, evenementen en activiteiten kunnen foto’s en video’s worden gemaakt. Deze gebruiken wij voor:

  • Website en social media van de vereniging en onderneming
  • Nieuwsbrieven of promotiemateriaal

Wij hanteren hierbij de volgende uitgangspunten:

  • Geen naamvermelding bij kinderen zonder uitdrukkelijke toestemming
  • Geen kwetsbare of ongepaste beelden
  • Publicatie gebeurt altijd met zorgvuldige afweging
  • Bezwaar = respecteren: wij verwijderen beeldmateriaal op verzoek

Bij inschrijving informeren wij leden/deelnemers over dit beleid.

Bezwaar maken? Mail naar info@dolfijn-volleybalclub.nl of info@dolfijn-beachvolleybal.nl.

Jouw rechten

Je hebt het recht om:

  • Je gegevens in te zien, te corrigeren of te laten verwijderen
  • Je toestemming voor bepaalde verwerkingen in te trekken
  • Bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang
  • Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Verzoeken kun je indienen via:
info@dolfijn-beachvolleybal.nl en/of info@dolfijn-volleybalclub.nl